Rekisteriseloste

Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispvm: 05/2018, tarkastettu 12/2019

1. Rekisterinpitäjä

Marketing Finland
puh. (09) 686 0840

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Henna Salenius
puh. (09) 6860 840

3. Rekisterin nimi

Marketing Finland Onni jäsen- asiakas- ja markkinointirekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

  • Oikeutettu Etu: Jäsensuhteiden hoitaminen
  • Henkilön suostumus: Markkinointihakemiston ylläpito
  • Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • Oikeutettu etu: alaan liittyvän tiedon ja osaamisen edistäminen
  • Oikeutettu etu: alaan liittyvä vaikuttaminen ja edunvalvonta

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, jäseniin. mediaan ja viranomaistahoihin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Onni-rekisteri sisältää tietoja

  • Marketing Finlandin jäsenyrityksistä ja näiden henkilöstöstä
  • Marketing Finlandin palveluja käyttäneiden yritysten ja henkilöiden tietoja
  • Uutiskirjeen tilaajatietoja
  • Tietoa potentiaalisista jäsenyrityksistä sekä näiden päättäjistä
  • Markkinointihakemistossa olevien yritysten ja näiden henkilöstön tietoja, jotka yritykset ovat itse lisänneet rekisteriin
  • Yhteistyökumppanikontakteja: media, muut liitot ja viranomaiset

Rekisteriin on kerätty seuraavia tietoja henkilöistä:

Nimi, titteli ja vastuualueet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, uutiskirje- ja lehtitilaukset, näkyvyys Markkinointihakemistossa, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. jäsentietolomakkeelta, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, jäsenportaalista, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, mediarekistereistä, seminaari-ilmoittautumisista, koulutusten ja palveluiden tuottamiseen osallistuvilta yhteistyökumppaneilta ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Lisäksi päivityksessä hyödynnetään Kauppalehden yritys- ja päättäjätietokantaa.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Onni -rekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Jäsenyritysten nimi- ja osoitetiedot julkaistaan Marketing Finlandin kotisivuilla.. Muiden kuin jäsenyritysten yritys- ja henkilötietoja julkaistaan Markkinointihakemisto -verkkopalvelussa. Liiton jäsenyritysten henkilöt voivat halutessaan näkyä Markkinointihakemisto -verkkopalvelussa.

Liitto voi luovuttaa nimi- ja osoitetietoja liiton toimintaa tukeviin tarkoituksiin yhteisöille, jotka itse suunnittelevat, tuottavat, myyvät tai välittävät mainontaa, viestintää, mainostilaa, mainosaikaa tai mainontaan liittyviä tutkimuksia tai palveluita tai palveluiden tuottamiseen osallistuville osapuolille.

Nimi- ja osoitetietoja voidaan luovuttaa postittavalle yritykselle tai muulle palvelun tekniselle toteuttajalle tämän suorittaessa liiton toimeksiantoa. Tietoja luovutetaan tarra- ja paperitulosteina sekä sähköisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulko puolelle

Markkinointihakemisto ei luovuta henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman henkilöiden lupaa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Onni-tietokanta sijaitsee Marketing Finlandin CRM-järjestelmässä, jonne  pääsevät vain Marketing Finlandin henkilökunta henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla.

Markkinointihakemiston yritykset pääsevät päivittämään omia yritys- ja henkilötietojaan verkossa omilla tunnuksillaan. Jäsenyritykset pääsevät päivittämään tietojaan omilla jäsentunnuksillaan jäsenportaalissa

10. Tarkastus- oikeus

Markkinointihakemiston yritykset voivat tarkastella omia tietojaan käyttäjäportaalin kautta ja Marketing Finlandin jäsenet jäsenportaalin kautta. Lisäksi omat tiedot voi tilata puhelimitse numerosta +358 9 686 0840. Marketing Finland ei luovuta mitään tietoja sähköpostitse.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti Marketing Finlandille. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).